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議事録・書き起こし

福島県民共済生活協同組合様

総代会・理事会・小委員会の議事録作成に活用 外注費用・職員労力・人件費を大幅に削減
テーマ 議事録作成・書き起こし
サービス AmiVoice MinutesWriter
業種 県民共済

導入前の議事録作成形態及び問題点

ICレコーダーを使用して口語体・要約体の2種を作成しており、外注した場合、情報漏えいが懸念され、方言・不明瞭な発言等により手直しを要し、さらに当組合の議事録様式への編集が必要となり、時間・費用・労力ともに削減されませんでした。

導入のきっかけ

当組合の議事録は、公平性や正確性を期する為、前述の2種を作成しております。議事録作成を専門とする職員を配置していない為、その会議担当の職員が通常業務をこなしながら作業をしてきた事等から、完成までに多大な費用と労力、時間を要しました。議事録完成までの時間短縮、外注費用・職員の労力と人件費等の削減を目的に導入を検討いたしました。

導入の効果

ICレコーダーを使用した従来の作成方法は、耳を活用した「聴」のみによる為、繰り返し再生をしなければなりませんでした。また、ICレコーダーのソフト等を用い作成する場合、パソコン上にそのソフトと議事録様式の2画面を表示し、それを交互に切り替えながら作成するほかありませんでした。
しかし、導入したAmiVoice Rewriterにより、耳だけでなく目も活用した「視・聴」による作成が可能となり、さらには、パソコン上の表示は1画面のみとなり、容易に作成する事ができるようになりました。導入以前は、勤務時間内だけでは足りず、時間外・休日出勤による作成を余儀なくされていましたが、導入した事により完成までの時間が半分に短縮され、外注費用・職員の労力と人件費等の削減が図れ、より早く、より正確に議事録の作成が可能となりました。

今後の活用方法の展望

現在は会議室に備え付けて使用している状況にありますが、外部で開催する会議にも持ち込み、使用してみたいと考えております。また、現在使用できる者が1名のみの為、全職員が使えるよう体制を整え、小会議等でも活用できるようにしたいと考えております。

運用イメージ

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