当社の経営企画室では、定期的に行われる経営会議や個別案件の承認を経営陣から得る連絡会など、重要会議の事務局を担当しています。それらの重要な会議では、情報共有や備忘録のために議事録を作成しています。今までは録音した音声データを聞いて手作業で文字起こしを行っていましたが、作業には長時間を要し、担当者のメイン業務へ影響が出ていました。
また会議の性質上、議事録の内容には正確性が求められます。そのため、議事録作成後には最終チェックを複数人で行っていました。修正作業の量も多く、担当者だけではなく部門全体の業務を圧迫するケースが増えてきていました。そういった議事録作成に関する課題を解決する手段として、音声認識による文字起こしの活用を検討しました。

導入にあたり、文字起こしサービスを提供している数社を比較して検討しました。その結果、サービス内容が使いやすそうで当社の課題を解決できそうであったこと、セキュリティ面で信頼できたこと、コストも当社にマッチしていたことなどから、「ProVoXT」の導入を決定しました。

「ProVoXT」を利用すると、録音した音声データをアップロードするだけで自動的に文字起こしされます。そのため議事録作成作業を短縮でき、また、文字起こし精度が高いため修正作業も軽減され、約50％の業務効率化につながりました。会議参加中にメモを取るなどの作業が不要になったため、会議に集中できるといった効果も出ています。

会議に参加していない者が議事録作成を行うケースもあります。音声だけを聞いて文字起こしする場合、一度音声をひと通り聞き大まかな内容を頭に入れてからでないと全体の流れがつかめず、文字起こしに余計に多くの時間を要してしまいます。「ProVoXT」によって自動的に文字起こしされると、あらかじめ文字起こしされた結果と音声を同時に確認できるため、会議の内容がつかみやすいというのも、議事録作成の効率化に繋がっています。

現在は経営企画室のみで活用していますが、他部門から「ProVoXT」を利用したいとの依頼も増えています。今後は社内での水平展開の検討が必要になってきそうです。