【文例あり】取締役会議事録とは？記載内容や書き方のポイントを解説

企業によって取締役会の頻度・回数は異なるものの、基本的に3か月に1回以上、つまり年4回以上は開催することが定められています。取締役会が開催された際には、「取締役会議事録」を作成しなければなりません。

また、取締役会議事録は一般的な会議の議事録とは異なり、法定文書となります。企業による正式な意思決定を示す重要書類となるため、中小企業であっても適当に作成するのはNGです。

当記事では、取締役会議事録の概要から記載内容と書き方のポイント、さらに取締役会議事録の文例を詳しく紹介します。定期的に作成が義務付けられる取締役会議事録を正しく、かつスムーズに作成するためにも、ぜひ参考にしてください。

取締役会議事録とは、取締役会が開催された際に作成が義務付けられている法定文書です。

引用：e-Gov法令検索「会社法」/引用日2023/9/23

取締役会議事録についての理解度を深めるためには、「議事録」がどういったものなのかも深く理解しておかなければなりません。

議事録とは、あらゆる会議や打ち合わせにて議論された内容・取り決めの記録です。会議参加者のほか関係者との共有や責任の所在の明確化、さらに「言った言わない」の水掛け論の発生防止を目的に作成されます。

議事録の一種となる取締役会議事録も同様の目的で作成されることに変わりはないものの、取締役会議事録は会社法によって「取締役会を行った際は必ず作成しなければならない」と定められています。

取締役会議事録を作成しなければならない理由には、具体的に下記の3つが挙げられます。

●議事録を作成しなければ処罰を受けるため

引用：e-Gov法令検索「会社法」/引用日2023/9/23

●合意形成の記録を取り紛争を予防し、承継の円滑化をするため

●株主の権利を守り情報を開示するため

引用：e-Gov法令検索「会社法」/引用日2023/9/23

会社法上において、取締役会議事録の作成者や作成期限に明確な決まりはありません。

しかし、基本的には取締役会の議長が作成することとなります。取締役会の議長は、代表取締役となるケースが多いでしょう。とは言え、取締役会の議長である代表取締役本人がすべて作成する必要はなく、他人に作成してもらった上で記載内容をチェックし、印鑑を押す形でも問題はありません。

前述の通り、取締役会議事録において作成期限の規定はないため、極端に言うと1回目の取締役会が終了し、2回目の取締役会の開催直前に作成しても過料は科されません。しかし、取締役会の決議内容を忠実に記録するためにも、取締役会の終了後に遅滞なく作成することが望ましいでしょう。

取締役会議事録の一般的な形式は、紙媒体・デジタルデータ（電子文書）の2種類があります。従って、印刷したフォーマット用紙に手書きで書いても、パソコン上で文字を打って電子議事録を作成しても問題はありません。とは言え、管理しやすくするためにもいずれか一方の形式に統一したほうがよいでしょう。

また、紙・デジタルデータのいずれであっても、取締役会に出席した代表取締役および監査役によって署名・捺印する必要があります。従来までは自筆の署名・捺印が求められていましたが、2020年に電子署名の条件が緩和されたことにより、取締役会議事録の電子署名活用も認められるようになりました。

デジタルデータで取締役会議事録を作成し、クラウド上で署名ができれば、リモートでの記名捺印ができるだけでなく、送付漏れといったミスも軽減させられるでしょう。実際に、業務の効率化・円滑化を目的に、取締役会議事録のほか株主総会議事録やその他会議にて電子ファイルとクラウド型電子署名サービスを導入するケースが非常に増加しています。

取締役会議事録にて記載が定められている項目は、下記の通りです。

参考：e-Gov法令検索「会社法施行規則」

まず記載しなければならないのが、取締役会開催日時・場所と出席した取締役全員・監査役全員の名前です。加えて、誰が議事録を作成したのかも明確に記載しておく必要があります。

議事の要領および結果においては、各取締役からの報告事項・発言内容や、取締役会における決議事項の表題・決議結果について具体的に記載します。会社法によって定められた決議事項に関する取締役会決議が行われた場合は、必ずその結果について記載しなければなりません。

これらの項目が正確に記載されていなかった場合、訂正が求められる可能性があります。訂正リスクをできる限り軽減させるために、リーガルチェックを行う企業も多く存在します。

取締役会議事録を正確に作成するためには、実際の文書・文例を参考にすることも一案です。下記に、取締役会議事録の文例を紹介します。

上記は取締役会が実開催される場合の記載例であり、リモート開催の場合は参加者の出席方法や意見表明が双方にできる仕組みであると確認した旨などを追記しなければなりません。また、「みなし決議」とも呼ばれる書面決議の場合においても、みなし事項の内容や日付などの事項を記載する必要があります。

このように、取締役会議事録は決議内容のほか、状況によっても記載事項は大きく異なります。なるべくスムーズに作成したいのであれば、あらゆる状況に対応するひな形・フォーマットをあらかじめ作成しておくとよいでしょう。

取締役会議事録とは、取締役会が行われた際に作成する議事録です。会社法によって作成が義務付けられており、合意形成の記録・紛争防止・承継の円滑化につながる重要な法定文書となります。

取締役会議事録には、開催日時・場所や出席者はもちろん、取締役の発現や決議事項についても詳しく記載しなければなりません。各出席者の発言内容を正しく記録するためには、音声認識による文字起こしツール導入が最もおすすめです。

スタンドアローン型文字起こしツール「AmiVoice® ScribeAssist」は、高度な音声認識技術によって、リアルタイムで議事録を自動作成できます。音声認識からテキスト化、編集、要約までワンストップで実現でき、議事録作成の時間と手間が大幅に削減します。ここまでの内容を参考に、ぜひ取締役会議事録に「AmiVoice® ScribeAssist」の活用をご検討ください。

AmiVoice ScribeAssist｜音声認識による自動議事録作成