会議の生産性を上げる取り組みを5つ紹介！無駄な会議の特徴も

会議に参加した際に、会議中に何も決まらず無駄だと感じたことのある方もいるのではないでしょうか。企業では毎日のように会議が行われる傾向にありますが、ただ集まっただけで生産性のある会議を開くのは非常に難しいと言えます。無駄な会議にはいくつか特徴があり、生産性のある会議をするには事前の準備を始めとした取り組みが必要です。

当記事では、生産性のある会議を開催するための取り組みを5つ紹介します。会議をよりよいものにしたいという方は、ぜひお役立てください。

会議は従業員同士がそれぞれの時間を割いて集まる大切な機会です。しかし、集まることが目的になっていたり、組織の風通しが悪く新人が発言できなかったりなど、生産性の低い会議が開かれることは残念ながら珍しくありません。

以下では、生産性の低い無駄な会議の特徴を解説します。

無駄な会議の特徴として、会議を開催する目的が不明瞭であることがあげられます。本来、会議とは業務に関わる従業員が集まり、議論や意見交換、方針決定などを行う場です。目的が不明瞭なままでは、ただ集まって話しただけで終わってしまう可能性が高いでしょう。

プロジェクトを円滑に進めるためには定例会議での進捗確認も必要です。しかし、連絡や報告だけならメールのようなコミュニケーションツールでも十分間に合います。会議開催前に参加メンバー全員へ会議の目的を周知すると、会議の生産性を高められるでしょう。

会議の実施時間に余裕があると、話が脱線して不要な雑談が増え、時間が長引く場合があります。進捗報告や意思決定などを目的とした会議であれば、会議時間は短めに設定しても問題はないでしょう。

また、事前に定めた会議終了時間を守らないのも、無駄な会議の特徴の1つです。しかし、話し合いがヒートアップして、事前に決めた終了時間をすぎてしまう会議もあるでしょう。会議では議論や目的が逸脱しないように方向性を調整し、時間管理をしながら進めることが重要です。

会議は、意見交換や意思決定をするために集まります。しかし、中には意見交換が不十分で、結論や方向性が決まらない無駄な会議も少なくありません。意見交換が不十分であれば結論が出ないまま会議が終わるため、無駄な時間とリソースを浪費してしまいます。また、意見が対立して結論が出ない会議は参加者のモチベーションを低下させ、成果を上げられず企業成長を妨げる可能性にもつながります。

結論や方向性を決める会議では、決定したい事項を事前に明確にし、参加者全員が会議内で意思決定することを意識した上で進行するのがよいでしょう。

情報共有などで会議の議題に直接的に関係のないメンバーまで参加している会議は、無駄な会議になりやすいと言えます。特に、議題と関係性が薄いのに発言権を持つ人物が参加する会議では、議題が逸脱しがちです。ほかの参加メンバーが発言する機会を奪ったり、会議自体が迷走したりすることになりかねません。また、一部のメンバーしか発言しないような会議も参加者全員の意見合意を得るのが難しくなり、無駄な会議に陥るリスクがあります。

活発な議論をするためにも、会議の目的に合った従業員のみが招集し、会議参加人数を無駄に増やさないことが大切です。

会議の資料が多すぎると、資料の理解に時間がかかります。会議中に資料を理解するという無駄な時間が生まれるだけでなく、議論に注力できなくなる可能性もあります。会議資料には、要点をまとめ必要最低限の情報だけを記載しましょう。参加者からの質問があった場合は、適宜会議中に補足説明します。

また、膨大な資料作成には時間がかかり、資料を作成する方の負担が大きくなります。どうしても資料が多くなる場合は、事前に資料を配布したりデータで提供したりなどの工夫も必要です。

会議は、報連相（報告・連絡・相談）の「相（相談）」をするための重要な機会です。事前に報告や連絡を済ませると、会議時間を有効に活用できます。会議を行う際には、事前準備をしっかりと行いましょう。

以下では、会議の生産性を上げる取り組みについて具体的に説明します。

会議の目的や議題を参加者に共有すると、参加者は事前に会議の準備ができます。会議の前に自分の意見をまとめておけば会議開始後すぐに議論や意見交換に入れるため、より効率的に会議を進められるでしょう。

参加者に会議の目的や議題を共有するには、メールやチャットを利用してレジュメやアジェンダを配布する方法があります。レジュメやアジェンダには、会議の目的や議題、議論する内容、タイムテーブルなどを記載しておきましょう。

会議内容に関連性の低いメンバーが参加しても意味がありません。会議に深く関わる方、また意思決定権のある方など参加人数は必要最小限に絞りましょう。主催者は、会議の目的やアジェンダを明確にし、必要な会議参加者を絞り込んでください。

会議の目的に必要なメンバーのみが招集すると、会議の生産性アップにもつながります。必要最低限のメンバーで会議を行うと、参加しているメンバーにも責任感が生まれやすく、的確でスピーディな会議進行が可能です。

なお、意思決定が必要な会議であれば、最終的な決定権を持つ人物や責任者を参加者に加えると、よりスムーズに会議を進行させられます。

会議で参加者の発言を促したり、話をまとめたりする役割を担うのがファシリテーターです。ただの進行管理役にとどまらず、意見の対立や衝突をうまくコントロールし、より良いゴールに導きます。

ファシリテーターの存在により、決められた時間を有効に活用しながら活発な議論を行えるようになります。会議中は、論点が議事内容からずれていないか確認するためにも書記を決めておきましょう。書記担当者は、議論の主旨や決定事項、今後の対応などを明確にするためにも必要です。また、会議時間の管理にタイムキーパーを配置すると、よりスムーズに進行できるでしょう。

会議における役割を決めておくことで、意思決定の速度を早め、会議の生産性の確保が可能となります。

会議の生産性を高めるには、会議開始前に終了時間を明確に決めておきましょう。会議の頻度や時間も設定し、会議の終了時間を守ることが重要です。

会議の終了時間を決めると時間内に結論を出そうという意識が参加者に生まれ、会議効率化がはかれます。また、会議の頻度や所要時間をしっかり定めることで、会議にかかるリソースが明確になり無駄な時間を減らせるでしょう。

具体的には、事前に会議の終了時間を参加者に共有します。議題ごとに細かく時間を配分しておくのもよいでしょう。会議中に議論が脱線したり結論が出なかったりする場合は、時間配分を調整して、適切に会議を終了させる判断も必要です。

会議終了後は議事録を速やかに共有すると、会議後の情報共有などの作業負担を削減できます。議題に詳しい従業員が書記を担当することで、確認も短時間で終了し議事録の作成もスムーズに行えるでしょう。会議の開催方法や資料など課題や改善すべき点がある場合は、議事録に残して次回の会議開催に役立てます。

一般的な会議では、参加者が各自で重要なことをメモし、会議の進行に合わせて書記が議事録を作成し、終了後に議事録を共有する場合がほとんどです。一方で、ツールで共有しながら議事録を作成することもできます。ツールを導入すれば、議論内容に即した議事録が会議中に完成します。速やかに議事録を作成するには、以下の議事録ツールを利用するのがおすすめです。

自動文字起こし議事録作成ツール「AmiVoice® ScribeAssist」

会議は重要なコミュニケーション手段ですが、目的が不明確であったり、終了時間を守らなかったりすることで生産性が低下します。効率的な会議の開催には、事前に目的や終了時間を決め、関連性の高い従業員のみが参加し、必要最小限の資料に絞るのがよいでしょう。

また、ファシリテーターなど会議における役割も重要です。議事録の迅速な共有や会議の目的を明確にし、決められた時間内で意思決定を行うことも会議の生産性向上に寄与します。