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ハイブリッド会議とは?メリットとデメリット・やり方や注意点を解説

ハイブリッド会議とは?メリットとデメリット・やり方や注意点を解説

近年では多様な働き方を実現するにあたって、リモートワークをする方が増えています。そこで注目されているのが、オフィスに出社される方とリモートワークの方が混在する会議「ハイブリッド会議」です。多くの企業ですでに取り入れられている会議形式ですが、導入は実施にはいくつか準備や注意点があります。

当記事では、ハイブリッド会議のメリットやデメリット、またハイブリッド会議のやり方や実施する際の注意点などを解説します。

1.ハイブリッド会議とは?

ハイブリット会議とは、参加者が直接集まる対面会議と、オンラインのリモート会議を組み合わせて行う会議形式のことです。従来通り会議室には参加者が集まり、会議室に来られない参加者はビデオ会議システムを通して会議に参加します。オフラインとオンラインを組み合わせているという意味で「ハイブリット」と呼ばれています。

直接対話ができる従来の会議形式と、遠隔地からも会議参加が可能というリモート会議のメリットの両方を得られるのが特徴です。参加者が全員会議室で直接集まれない場合に利用されることが多く、以下のような状況だとハイブリット会議の利点が生きるでしょう。

  • リモート勤務とオフィス勤務が混在している
  • 各国に従業員や取引先がいる企業
  • 部署によってオフィスが異なる

2.ハイブリッド会議のメリット・デメリット

ハイブリット会議には、メリットとデメリットがどちらもあります。ハイブリット会議を実施する前にメリットとデメリットの両方をきちんと把握しておくと、会議を適切な形式で行う助けとなるでしょう。

以下では、ハイブリッド会議のメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。

2-1.ハイブリッド会議のメリット

ハイブリット会議の主なメリットは以下の3つです。

より多くの人が参加できる
移動の必要がなく、遠方からでも会議に参加しやすくなります。また会議室のキャパシティを気にしなくてよいため、より多くの人を会議に集められます。
柔軟な働き方が実現する
「リモートワークをしたい」「子どもがいるので自宅にいなければいけない」といった事情があっても会議に参加できます。社員の事情に配慮しやすくなり、働きやすい職場づくりにつながるでしょう。
コスト削減につながる
一部の人がオンラインで参加すると、オフライン会議の規模が小さくなり、貸し会議室の費用やお茶代など会議にかかるコストが少なくなります。移動の必要がなく、出張費も削減できるでしょう。

また会議をオンラインでつなぐと同時に、音声認識ツールを使用すればリアルタイムで文字起こしができます。会議終了後には議事録が完成しているため、会議内容の共有を素早く行え、会議の生産性が上がるでしょう。

2-2.ハイブリッド会議のデメリット

さまざまなメリットを得られる一方で、ハイブリット形式ゆえのデメリットもあります。以下の3つのデメリットを補う対策を取り、ハイブリット会議を有効活用するとよいでしょう。

機器や接続準備が必要になる
ウェブカメラ、スピーカーなど配信用機材の用意やビデオ会議システムの設定など、ハイブリット会議環境を整える必要があります。またオンライン参加者も、前もってシステムの使用方法や接続状況の確認が求められます。
回線状況が会議の進行に影響する
ネット回線が悪くなると、ノイズやタイムラグが生じて会議が滞ってしまいます。音声トラブルや回線不良で、会議を一時中断せざるをえなくなるケースもあります。
オンライン参加者が会話から取り残されやすい
オンライン参加者は発言しにくく、会議に参加できず傍観者になってしまう可能性があります。また、会議室では表情や雰囲気からニュアンスを読み取れても、オンライン側には情報が伝わらず、理解がすれ違うこともあるでしょう。

オンラインでの参加者がいることを意識し、オンライン側が発言する時間を設けたり、問いかけたりするなど積極的にコミュニケーションを取り会議を進行することが大切です。

3.ハイブリッド会議のやり方

ハイブリット会議は、リアルでの会議準備とは異なり、ネットワーク回線の確保やオンライン参加者へのパソコン支給といった事前準備が必要です。

ここでは、ハイブリット会議のやり方として3つのステップを解説します。

3-1.参加者の出席スタイルの確認

あらかじめ参加者に対して、会議室とオンラインのどちらで参加するのかを確認しましょう。

会議に直接参加する人数を把握すると、適切な広さの会議室が準備できます。またオンラインでの参加人数も確認しておくと、ネット通信に負荷がかからないよう適切なネット回線を用意できます。

参加方法に希望がある場合は、「各チーム2人は会議室での参加を」「できるだけオンライン参加に」など参加条件を伝えましょう。どちらの形式をメインにしたいのかを周知すると、出席者が参加スタイルを決めやすくなります。

3-2.会議室の確保

ハイブリット会議が行える、通信環境が整った会議室を確保します。ハイブリット会議は配信機材が多く設置スペースも求められます。参加人数にくわえて機材を設置できる、ゆとりのあるサイズの会議室を用意する必要があるでしょう。

インターネット環境が会議の進行に大きく影響するため、安定して映像・音声を配信できる会議室を選ぶことも大切です。インターネット速度を測って、安定したネットワーク回線があるか確認しましょう。

3-3.配信機材の準備

会議室の映像と音声をリアルタイムで配信するためのカメラやパソコン、マイク、スピーカーといった機材の準備と設置が必要です。

オンライン参加者も当事者意識を持って参加できるよう、発言者やホワイトボード、プレゼン資料などがきちんと映し出せる位置にカメラを設置します。マイクは、会議室での声をしっかりと拾って明瞭な音質で配信できるか、性能と設置位置を確認します。

実際の会議室ではオンライン参加者の存在が薄れやすいため、大型のモニターを用意してオンライン参加者全員の顔を映し出すのもよいでしょう。鮮明な映像と音声で会議の様子を配信できれば、オフライン参加者とオンライン参加者の隔たりを狭められます。

さらに、オンライン配信に使うパソコンを活用して、音声録音による議事禄作成ツールを取り入れるのもおすすめです。リアルタイムで文字起こしをして議事録を作成できるので、議事録作成にかかる手間を減らして、業務効率化を図れます。

議事録作成ツール「AmiVoice
ScribeAssist」

4.ハイブリッド会議の実施における注意点

ハイブリット会議を成功させるには、会議参加者全員がハイブリット会議のマナーや注意点を認識している必要があります。ここでは、ハイブリット会議で意識すべき点を紹介します。

・オンライン参加者が発言する時間をつくる

オフライン参加者に発言力が偏りやすいため、司会進行役はオンライン参加者の発言機会を意識することが大切です。要所ごとにオンライン参加者の意見を尋ねたり、発言は必ず挙手制にしたりしてオフライン・オンライン平等に発言の機会を設けるとよいでしょう。

・マイクが拾える声量で話し、会議室内だけで話を進めない

会議室にいる人にしか聞こえない声量だと、オンライン参加者が話についていけなくなります。会議室だけで盛り上がっていると、オンライン参加者に疎外感を与えかねないため、オンライン参加者も同じ場にいるような会話を心がけましょう。

・オンライン参加者は会議開始時間までに準備を整えカメラをオンにする

オンライン参加とはいえ、会議への出席であることを意識し、開始時間までに機器の準備を整えましょう。カメラはオンにする、背景は無地にするなど、オンライン参加のルールを定めると、会議にふさわしい雰囲気を保てます。

オフライン参加者はオンライン参加者が話しやすいよう配慮し、オンライン参加者は画面越しであっても会議室にいる気持ちで参加することが大切です。

まとめ

ハイブリッド会議とは、対面での会議とオンラインのリモート会議を組み合わせた会議形式のことです。多くの社員が参加しやすくなり、柔軟な働き方の実現につながるといったメリットがあります。しかし、機器の準備が必要であったり、ネットの回線状況によっては進行が中断したりするデメリットもあります。

ハイブリッド会議を実施する場合は、オフラインとオンラインの参加者それぞれが、同じ会議室で会議をしている意識を持ちながら行うことが大事です。発言の時間を設けたり全体に伝わる大きめの声で話したりなど、互いの環境を意識して会議を進めましょう。

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