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アジェンダとは?役割やレジュメとの違い・作成するメリットを解説

アジェンダとは?役割やレジュメとの違い・作成するメリットを解説

上司からアジェンダの作成を頼まれたものの、どのように作ったらよいか分からず困っている方もいるでしょう。アジェンダは英語で「予定表」を意味し、会議で話し合う内容を参加者全員で共有するために作成する資料です。レジュメと混同されやすいですが、アジェンダとレジュメは異なります。

当記事では、アジェンダの意味や作成するメリット、またレジュメとの違いなどを解説します。アジェンダについて今更人に聞けないという方は、ぜひお役立てください。

1.アジェンダとは?

アジェンダとは、会議内容や進行予定をリスト形式で端的に表現した資料です。主な役割は下記に示す「会議の5W1H」を会議の参加者全員に伝えて、情報共有することです。

  • When:いつ会議を行うか
  • Where:どこで行うか
  • Who:参加者は誰か
  • Why:会議の目的は何か
  • How:どのような方針で行うか

ビジネス現場のおけるアジェンダの言葉の使い方としては、打ち合わせの前に「アジェンダを送付します」と伝えて概要をメールするなどです。会議開始直後のタイミングで進行予定を簡潔に伝える場合は、「本日のアジェンダはこの通りです」といった言い回しが適切となります。

1-1.アジェンダとレジュメの違い

アジェンダと混同されやすい言葉の1つに「レジュメ」があります。レジュメとは、会議で発表する内容の重要部分をまとめた資料です。レジュメはアジェンダのようにリスト形式ではなく、文章で作成されます。

レジュメは、発表者の手元メモとしても活用される資料です。参加者に伝える数値データや意見のすベてを暗記することは難しいため、発表者は重要部分をまとめたレジュメを見て話します。

2.アジェンダを作成するメリット

アジェンダは、会議当日の進行予定を司会者と共有し、流れをシミュレーションする際の台本として活用できます。アジェンダをもとにシミュレーションすれば時間配分を誤り、目的を達成できないリスクの軽減が可能です。

アジェンダを作成するメリットはその他にも多くあるため、以下で詳細を解説します。

2-1.会議の方向性が分かる

会社ではさまざまな目的で会議を行うため、「何のための会議か」を事前に提示しないと途中で議論の方向が逸れるケースもあります。アジェンダを提示すれば議論の方向性を明確化し、関係者全員への共有が可能です。

アジェンダの共有を受けた関係者は会議の目的に沿って準備してきた内容をもとに発言するため、本題から逸れる意見が出にくくなります。結果として会議が無駄に長引く事態を防止でき、生産性が高まるでしょう。

2-2.時間を有効に使える

会社の会議には、過去の流れやプロジェクトの概要などを知らない方も参加します。アジェンダで会議の前提知識を提供すれば冒頭に説明する必要がなくなり、前置きの省略が可能です。前置きを省略したことで生まれる余裕を議論へと回せば、より時間を有効に使えます。時間を有効に使うことで無駄な会議が減れば、業務全体の効率化につなげることも可能です。

またアジェンダに会議の時間配分を記載することで、限られた時間を有効に使えます。議題ごとに必要な時間配分を決めると、司会もスムーズに進められるのもメリットです。

2-3.効果的な話し合いができる

前提知識のない状態で会議に参加すると会議中に意見をまとめなければならないため、発言内容が浅くなるケースもあります。会議参加者の前提知識が異なれば過去の経緯や議題に関してよく知っている方のみが発言し、話し合いの効果が薄れることにもなりかねません。アジェンダを提示すればすべての方が共通認識を持った上で目指すゴールに向かって、建設的な話し合いを行えます。

会議の場で活発に交換される意見を聞き漏らさずビジネスに生かすには、議事録作成ツールを活用しましょう。下記のツールを活用すれば音声録音・テキスト化・編集・要約までをワンストップで実現でき、議事録作成者の負担を軽減できます。

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3.アジェンダに記載する項目

有効に機能するアジェンダを作成するには、基本構成と必要事項を踏まえて簡潔かつ分かりやすくまとめることが大切です。会社に規定のフォーマットがない場合は下記の項目を含めて、アジェンダを作成しましょう。

会議名 目的や議題を踏まえた上で、会議に合う名前を記載
日程 「2023年4月1日13:00〜14:00」など、会議の開始時刻と終了時刻の両方を正確に記載
開催場所 「本社第2会議室」など、開催場所を詳細に記載
参加者 所属先や役職を含めて、すべての参加者の名前を記載
目的 「新商品デザインの進捗確認」など、「何のために行う会議か」が伝わる内容を記載
議題と時間配分 話し合うべき内容を時系列に整理し、タイムスケジュールと並べて記載
資料 配布する説明資料や関連資料の一覧を記載

なお、アジェンダを急ぎで作成する場合にはインターネット上で入手できる無料テンプレートをダウンロードし、活用する方法もあります。もしくは、上記の項目を参考にして無料テンプレートをアレンジし、作成しましょう。

4.アジェンダを作るときのポイント

アジェンダは、事前に送付することが重要視される資料です。参加者全員が十分に内容を読み込み、会議に向けた準備を進める時間を確保するためにも余裕を持って作成しましょう。また、遅くとも会議の数日前までに送付することが大事です。

アジェンダを効果的に活用するには、作成段階で意識すべきポイントや注意点がいくつかあります。以下のポイントを理解した上でアジェンダを作成し、会議の改善につなげましょう。

4-1.会議の目的を明確にする

会議の目的が曖昧なまま進行しても、要点を得ない話し合いになるリスクがあります。アジェンダを作成するときは事前に、会議の目的を明確化しましょう。

下記は、多くの会社で行われる会議の主な種類と目的です。

  • アイデア出し目的の会議
  • プロジェクトの報告や連絡目的の会議
  • 課題や問題を発見するための会議
  • 問題解決方法を探るための会議
  • 意思決定するための会議
  • 人材育成目的の会議

会議の中で決定すべき事柄がある場合は、その旨もアジェンダに明記します。何かを検討するために会議をするのか、決定するために会議をするのか、話し合いの着地点・終着点を事前に決めておくことも大事です。

4-2.時間配分を適切に見積もる

時間の有効活用を意識するあまりに時間配分を誤ると、深い議論を行えません。時間配分は適切に見積もり、無理のないスケジュールで話し合いを進めましょう。

時間配分に不安を感じる場合は議題に精通している方に相談し、サポートを受けるのもおすすめです。アジェンダが完成次第、信頼できる上司や先輩に見せて、アドバイスをもらいましょう。時間配分に無理がある場合は議題の数を減らすことも選択肢に含めて、会議の構成の見直しが必要です。

大まかな目安として、「1回の会議で話し合う議題は、3〜5個以内に絞ることが望ましい」とも言われます。会議の構成を見直す際には議題の優先順位を考慮しつつ、今回話し合う内容と次回以降にまわす内容を取捨選択しましょう。

4-3.内容の修正・変更は必ず周知する

アジェンダの内容に変更が生じた場合は迅速に修正版を作成し、参加者全員に周知した上で修正版を再送付することが必要です。

変更の内容によっては、アジェンダを受け取った方が当日までに考えておくべき事柄や説明資料も変化する可能性があります。準備不足による会議の質低下を防止するためにも修正版は極力早く、関係者に送付しましょう。

まとめ

アジェンダとは、会議の内容や進行予定を簡潔にリスト化した資料のことです。レジュメと混同しがちですが、レジュメは会議での発表に必要な内容をまとめた資料になります。

アジェンダを作成すると会議で話し合う議題や時間の半分が明確になり、参加者全員が同じ方向を向いて効果的な話し合いができるのがメリットです。記載する項目は日時や目的など基本的な内容に加えて、議題1つずつの時間配分などです。アジェンダ共有後に内容を修正する場合は直ちに修正版を作成し、可能な限り早く周知しましょう。

議事録作成ツール「AmiVoice ScribeAssist」に作成したアジェンダを登録すると、議題ごとにまとめた議事録を手軽に作成することができます。会議後の議事録を作る手間が大幅に減り業務効率が上がるため、ぜひ気になる方はご利用ください。

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