導入前は、会議中に職員がメモを取ったり、ICレコーダーで録音したデータを会議終了後に文字起こししたりして議事録を作成していました。年間100回以上の会議で議事録を作成していましたが、会議時間の4倍以上の時間を要していました。そのため、担当者の負担が大きく、効率化を検討していました。

議事録作成の効率化のために他自治体の導入事例を調べた結果、「ProVoXT」の存在を知りました。「ProVoXT」はライセンス数に制限がないため、全庁で使える点が運用にマッチしていました。また、音声認識辞書が会議・議会・医療など豊富で、音声認識精度が高い点を評価して2020年に導入を決定しました。

導入後、会議後の文字起こしが不要になり、議事録作成にかかる時間が約50％削減されました。また、会議中にメモを取る必要がなくなり、会議に専念できるようになりました。全庁的に利用しており、毎週の幹部層の会議でも活用しています。

2023年には、リアルタイム認識によるさらなる効率化のために、「AmiVoice ScribeAssist」を「ProVoXT」とのセットプランで導入しました。「AmiVoice ScribeAssist」は医療辞書が豊富で、医療機関関係者が参加する会議でも精度の高い文字起こしができています。利用状況や利用シーンに応じて2製品を使い分けられるのもメリットだと感じています。