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議事録・書き起こし

茨城県 取手市議会事務局様

AI音声認識で議事録作成を自動化
業務負荷の大幅削減により
速記業務の外部委託を廃止
テーマ 議事録作成・書き起こし
サービス AmiVoice MinutesWriter
業種 公共・自治体

議事録作成にかかる人的・時間的負担が課題

取手市議会では、本会議の速記業務は外部委託、委員会などの記録は録音音声を議会事務局職員が反訳していました。会期末に各委員長が審査経過と結果を報告するための委員会記録作成は、時間との闘いです。そのため、議会事務局職員は休日出勤を含み、1人当たり年間100時間超の時間外労働を行っていました。
議事録作成にかかる時間的・人的負担削減を目的に、他社製品との比較・検討を経てAmiVoiceを導入しました。事前の話者登録不要な不特定話者認識が可能で、認識率も高く、効率性、正確性、利便性が優れている点などを評価した結果です。

 

 

速記業務の外部委託廃止。時間外勤務を1人当たり年間30時間削減

導入1年目で、一人当たりの時間外勤務を約30時間削減、議事録作成に携わる職員の1名減員、速記業務委託にかかる約320万円のコストカットに成功しました。
速記業務委託の廃止に加え、会議録印刷業務委託も廃止し、市議などへの紙による会議録配付を取りやめました。翌年度には、アドバンスト・メディアの会議録検索システムを導入し、市議や職員のみならず市民がインターネットを用いて議会情報を容易に取得できる環境を整備したため、さらなる経費削減も図られました。

議会での利用にとどまらず、全庁における各種会議の議事録作成にもAmiVoiceを活用し、認識結果を微修正するだけで議事録が完成するため、業務負担も軽減されています。認識の精度は90%を超え、同時進行で2~3人の職員が修正を加えることで、会議終了時には議事録の初版がほぼ完成します。即座に市議や庁内で情報を共有でき、議会審議・議会活動・議会対応の充実に大きく寄与しています。
また、会議中の言い間違いなどの確認も容易で、発言の訂正や取り消しなども即時に対応可能なため、より正確な発言記録を作成できます。

オンライン会議や面談、相談の記録にも利用を拡大

議会における本会議・委員会・議員全員協議会や、議事録作成が必要な庁内の各種会議に利用しています。議場・大会議室に加え、会議室1室でもAmiVoiceを使えるよう配線し、いずれかの会場で議会・庁内の各種会議を実施しています。本庁舎以外での会議は録音した音声を議会事務局で音声認識にかけ、認識結果のWordファイルを担当課にメール送信して対応しています。また昨今、新型コロナウイルス感染症の流行により増加したオンライン会議の議事録作成にもAmiVoiceを利用しています。
今後は各種オンライン会議システム、動画配信サービスなどとAmiVoiceとの連携を容易にすることで、聴覚障がい者とのコミュニケーションバリアフリー化はもちろん、映像と音だけではない会議情報の伝達手段として活用を進めたいです。
また、議事録作成にとどまらず、面談や相談などの記録作成業務においてもAmiVoiceを利用し、さらなる業務効率化の推進を検討しています。

 

 

お客様の声~音声認識などのテクノロジーを活用し、新たな民主主義の創造を目指す~

茨城県 取手市議会事務局
(右から)
議会事務局次長  岩﨑 様
議会事務局長補佐 土谷 様

取手市議会・議会事務局では、早稲田大学、東京インタープレイ株式会社、一般社団法人地域経営推進センターとの四者協定により「デモテック=デモクラシー×テクノロジー(新しい民主主義)」の創造にチャレンジしています。これは現行の地方自治法では開催が難しいオンラインによる本会議の実現によって、昨今の新型コロナウイルス感染症やいつ起きるか分からない災害時などにおいても議会の機能維持・向上を図る取り組みです。
「議会愛」をモットーに市議とワンチームでさまざまな事業に取り組み、2017年・2018年のマニフェスト大賞において優秀成果賞を受賞。また2020年には、優秀マニフェスト推進賞と審査委員会特別賞のW受賞を達成しました。
今後も自治法の改正を求めつつ、完全オンラインの模擬議会の開催などを通し、新しい未来型の会議規則や委員会条例の調査研究を推進します。
アドバンスト・メディアとの協働により、音声認識システムを活用した議会事務局業務、市役所内業務のさらなる効率化を目指します。

(2021年2月時点)

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