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議事録・書き起こし

茨城県 取手市役所様

外部委託に頼らず議事録作成が可能に! 情報公開のスピード化、業務負担・経費削減を実現!
テーマ 官公庁向けAmiVoice 議事録作成支援システム
サービス 官公庁向けAmiVoice 議事録作成支援システム
業種 公共・自治体

議事録作成支援システム導入のきっかけは?

①平成17年3月に取手市と旧藤代町が合併した際に、情報公開などに対応するため、委員会記録を要点記述方式から全文記録方式にすることとしました。このことにより記録作成負担が増加していました。
②合併後の取手市議会では議員数が26名から43名へと増加したため、各委員会書記が記録を作成する作業に非常に多くの時間を要するようになっていました。
③本会議会期中に委員長報告用資料を作成しなければならないため、事務局職員の時間外勤務が、合併前と比べて大幅に増加していました。
④議員から本会議会議録の早期作成、配布を求められていました。

以上の問題を解決するために、委員会記録及び本会議会議録作成の迅速化及び効率化を図ることを目的として、議事録作成支援システムを導入することとしました。

システムを導入したことより、どのような効果がありましたか?

①情報公開のスピード化

従来ならば委託先からの納品原稿が戻ってくるまでは会議録作成に着手できませんでしたが、導入後は会議の最中に会議録作成作業を実施することができます。初校については会議終了後1時間後に作成できる事もあり、本会議については、完成までの作業日数が10日以上短縮できました。なお委員会記録については、各委員会の審査時間によって記録完成までの日数は前後するものの、システム導入後は職員の時間外勤務が大幅に減少していることからも、総じて時間短縮効果があがっています。

②職員負担の軽減

従来のテープ反訳による委員会記録の作成に比べ、記録の作成が容易なシステムの導入によって、記録作成のための時間外勤務は、職員数が減っているにもかかわらず、システム導入前と比べて半分以下に減少しました。なお本会議会議録については、テープ反訳及び印刷製本の委託をやめた分、新たにリライト作業及び印刷製本作業が加わったこと及び校正作業の回数が増えたことにより、職員の作業量は増えました。ただし委員会での作業量が大幅に削減できているため、総じて業務負担を削減する事ができました。

③迅速な議事運営をサポート

リアルタイムでの音声認識によって、必要な発言部分だけを抜き出した会議録を迅速かつ容易に作成できるようになったため、本会議中の不穏当発言への対応(発言の確認、発言の取り消し箇所の確定など)が迅速かつ容易に行えるようになりました。
会議録の完成前に、資料として活用するために自分の発言箇所の閲覧又はコピーを希望する議員がいる場合、リライトが終わって文書ファイルに出力した箇所については、議長の許可を受ければ、速やかに閲覧又はコピーを行わせる事ができるようになりました。

議事録作成支援システム運用事例

  • 議会事務局構成:7人
    局長(1人)、次長(1人)、局長補佐:庶務調査・議事係長兼務(1人)、議事係(3人)、庶務調査係(1人)
  • ライセンス構成
    AmiVoice Recorder(音声認識)1ライセンス
    AmiVoice Rewriter(編集)6ライセンス
    AmiVoice ControlServer(認識データ管理)1ライセンス

 

システム導入前後の会議録作成ステップ比較

システム導入前後の時間外勤務時間数比較

年度 時間外勤務時間数
(運転手除く)
一般職員数
(管理職・運転手除く)
職員1人当たりの時間外勤務時間数
平成16年度
(17年3月に合併)
382時間 4人 95.5時間
平成17年度
(18年3月に導入)
948時間 7人 135.4時間
平成18年度
(導入1年目)
311時間 6人 51.8時間
平成19年度
(導入2年目)
349時間 6人 58.2時間

1時間の会議録作成に要する時間の倍率作成手順

概要 詳細 導入後
本会議
1時間あたり
委員会
1時間あたり
一次原稿作成
(書き起こし)
発言者を入力
音声認識誤りを修正
Wordへの出力
3.5 3.5
校正 体裁(書体・指定レイアウト)を整える
音声を通しで確認・修正
音声と文字を照らし合わせ
資料との照合、カセットを聴きながら直接Word編集
2 2
文章ファイルを紙に印刷し、別の職員1人目が校正 赤字入力
(用字用例や文章として意味が通っているか等確認)
1.5 1.5
2人目が同じ紙で校正 青字入力 1
3人目が同じ紙で校正 緑字入力 1
4人目が同じ紙で校正 鉛筆入力終了後Word入力 1
合計   10 7

使用委員会

  • 常任委員会(総務消防常任委員会、文教厚生常任委員会、建設経済常任委員会)
  • 特別委員会(駅周辺対策特別委員会、議会改革調査特別委員会、予算審査特別委員会、決算審査特別委員会)
  • その他(議会運営委員会 ほか)

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